Smart working: cos'è e come attivarlo velocemente

NEWS – Differimento al 1° Dicembre 2022

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali comunica che, al fine di consentire ai soggetti obbligati e abilitati di effettuare le comunicazioni di lavoro agile secondo le modalità definite dal Decreto Ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022, per assolvere agli obblighi di comunicazione previsti dall’art. 23, primo comma, della Legge n. 81/2017 (come modificato dall’articolo 41 bis del Decreto Legge. n. 73/2022, convertito con modificazioni in Legge 4 agosto 2022, n. 122), il termine per l’adempimento fissato al 1° novembre si intende differito al 1° dicembre 2022.

Per richieste di supporto relative all’attivazione della modalità massiva REST, occorre inviare una richiesta di contatto tramite un form disponibile nell’URP online del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, secondo le modalità comunicate dal D.M. n. 149 del 22 agosto 2022.

Proroga al 30 giugno del regime semplificato

Il nuovo DL proroga al 30 giugno 2022 il regime semplificato per chi lavora in smart working. Questo significa che l’obbligo dell’accordo individuale con l’azienda per continuare a lavorare da casa scatterà dal 01 luglio 2022.

Un po’ più tempo per trovare e formalizzare la migliore intesa tra l’azienda e il dipendente, ecco i 3 modi in cui si può raggiungere:

applicare ai singoli dipendenti quanto concordato con le associazioni sindacali nell’accordo aziendale stipulato – procedura seguita soprattutto nelle GRANDI AZIENDE
applicare una policy unilaterale di smart working studiata a livello di macro azienda – procedura adottata dalle grandi aziende GRANDI AZIENDE
fare una negoziazione ad personam, riprendendo anche il Protocollo nazionale, ma specifica per il singolo dipendente. Questa strada sembra quella più semplice e adatta per le PICCOLE E MEDIE IMPRESE

Senza l’accordo, che deve essere inviato telematicamente al Ministero del Lavoro, dal 01 luglio 2022, il lavoratore è obbligato a svolgere la sua attività presso l’azienda e non può più lavorare da casa.

Cosa è lo SMART WORKING?

Un modello innovativo di organizzazione, che riconosce il valore professionale del lavoratore, a cui viene data maggiore autonomia nella scelta degli orari e spazi di lavoro: non deve presentarsi in ufficio, ma accetta di misurarsi sui risultati. Si tratta di un accordo tra datore di lavoro e lavoratore, si può applicare a qualsiasi lavoratore subordinato, sia nel privato che nel pubblico, anche ad apprendisti part-time, tempi determinati, somministrati.

Non bisogna dimenticare che il questa metodologia di lavoro deriva da un accordo tra le parti.

Fino al 31 marzo 2022 la modalità di smart working può essere imposta dal datore di lavoro, i lavoratori non possono rifiutarsi anche in ragione delle necessarie forme di tutela della salute degli stessi lavoratori. Il datore di lavoro dovrà mettere i lavoratori nelle condizioni di lavorare in tale modalità, fornendo ove necessario la strumentazione di lavoro e i relativi annessi.

Dal 01 aprile 2022 invece il lavoro smart dovrà derivare da un accordo tra datore di lavoro e lavoratore, i quali dovranno finalmente sottoscrivere in un accordo strutturato i rispettivi impegni e agevolazioni. E’ importante ribadire quindi il principio della volontarietà, quale elemento essenziale dell’accordo, il Protocollo Ministeriale afferma che il rifiuto ad aderire ad una proposta datoriale di smart working non integra gli estremi di licenziamento per giusta causa o giustificato motivo, ne quelli per un provvedimento disciplinare.

La stipula dei nuovi accordi potrà essere l’occasione per definire e cristallizzare l’esperienza di questi due anni di “telelavoro forzato” ma anche una buona opportunità per cercare di risolvere quelle problematiche che hanno accompagnato, a scapito di entrambe le parti, questo difficile periodo di transizione.

Come stipulare un buon accordo di smart working ?

Il Ministero del lavoro il 07 dicembre 2021 ha sottoscritto un protocollo sul lavoro agile per agevolare e rendere strutturale il ricorso a tale modalità di erogazione della prestazione di lavoro. Il Protocollo rappresenta una serie di linee guida per indirizzare la contrattazione collettiva alla definizione di accordi collettivi specifici dei vari settori rappresentati.

Criteri di base: rimane fermo il riferimento al dettato normativo di base Legge 81/2017 art 18-24 che prevede alcuni principi base (art 1 protocollo nazionale ):

Il lavoro agile è una prestazione di lavoro subordinata che si svolge in parte all’interno del perimetro aziendale ed in parte fuori, entro i limiti di durata massima dell’orario giornaliero e settimanale previsti dalla legge o dal contratto collettivo;
Il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento della strumentazione tecnologica assegnata al dipendente per lo svolgimento dell’attività lavorativa;
La prestazione agile è conseguente alla stipula scritta di un accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore (art. 19), ove, ad oggi, vanno anche indicati i tempi di riposo, le misure tecniche ed organizzative finalizzate ad assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.

L’accordo scritto tra datore di lavoro e lavoratore deve adeguarsi ai contenuti delle eventuali previsioni della contrattazione collettiva di riferimento e prevedere gli elementi di seguito elencati (art 2 protocollo nazionale )

durata dell’accordo, a termine o a tempo indeterminato;
alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali;
gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
indicazione degli strumenti di lavoro;
tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
forme e modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4 della L. n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
forme e modalità di esercizio dei diritti sindacali;
previsione che in presenza di un giustificato motivo, sia il datore sia il lavoratore possono recedere prima della scadenza del termine nel caso di accordo a tempo determinato oppure senza preavviso nel caso di accordo a tempo indeterminato.

Diritto alla disconnessione (art 3 – protocollo nazionale )

l’attività lavorativa svolta in modalità agile si caratterizza per l’assenza di un preciso orario di lavoro e per l’autonomia nello svolgimento della prestazione nell’ambito degli obiettivi prefissati, nel rispetto dell’organizzazione delle attività assegnate dal responsabile a garanzia dell’operatività dell’azienda e dell’interconnessione tra le varie funzioni aziendali;
la prestazione in smart working può essere articolata in fasce orarie, individuando, in ogni caso, la fascia di disconnessione nella quale il lavoratore non eroga la prestazione lavorativa; a tal fine, devono essere adottate specifiche misure tecniche e/o organizzative per garantire la fascia di disconnessione;
nei casi di assenza c.d. legittima (es. malattia, infortuni, permessi retribuiti, ferie, etc.), il lavoratore può disattivare i propri dispositivi di connessione;
il lavoratore può richiedere la fruizione dei permessi orari previsti dai contratti collettivi o dalle norme di legge (a titolo esemplificativo, i permessi per particolari motivi personali o familiari, di cui all’art. 33 della L. n. 104/1992);
non possono essere di norma previste e autorizzate prestazioni di lavoro straordinario.

Luoghi e strumenti di lavoro, attenzione agli strumenti di controllo e alla privacy dei lavoratori (artt. 4 e 5 protocollo nazionale )

il lavoratore è libero di individuare il luogo ove svolgere la prestazione in modalità agile purché lo stesso abbia caratteristiche tali da consentire la regolare esecuzione della prestazione, in condizioni di sicurezza e riservatezza;
il datore di lavoro di norma fornisce la strumentazione tecnologica e informatica necessaria allo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile;
se le parti concordano l’utilizzo di strumenti tecnologici e informatici propri del lavoratore, provvedono a stabilire i criteri e i requisiti minimi di sicurezza e possono essere previste eventuali forme di indennizzo per le spese;
attenzione alle occasioni di controllo a distanza dei lavoratori che rischiamo di moltiplicarsi pericolosamente, in profondo contrasto con l’Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori. Tale norma vieta infatti, l’uso di ogni strumento che consenta il controllo a distanza dei lavoratori, facendo limitate eccezioni per gli “strumenti di lavoro” e gli apparecchi il cui utilizzo sia stato autorizzato da un accordo sindacale o, in mancanza da un provvedimento dell’Ispettorato del Lavoro. Le aziende devono quindi valutare quali strumenti utilizzati possano compromettere la privacy dei propri dipendenti con un effettivo “rischio di controllo”. In base a tale valutazione verranno poi stipulati i necessari accordi.

Obblighi assicurativi, cosa devo comunicare all’INAIL in caso di attivazione dello Smart Working (artt 6 e 7 protocollo nazionale )

la norma di riferimento sono gli artt. 18,22 e 23 della L. 81/2017 e il D. Lgs 81/2008
di norma il lavoratore essendo già assunto presso il datore di lavoro è già tutelato contro gli infortuni e quindi il datore di lavoro non dovrà presentare nessuna nuova denuncia ad Inail relativa ad un nuovo obbligo assicurativo.
per i lavoratori agili, al pari di tutti gli altri lavoratori dipendenti, la retribuzione imponibile su cui calcolare il premio dovuto all’INAIL è la retribuzione effettiva;
la classificazione INAIL per il lavoro agile non comporta alcuna variazione nella voce di rischio in quanto il rapporto assicurativo con l’INAIL riconduce, pertanto, le attività svolte da un’azienda a una o più lavorazioni previste in tariffa e il premio viene calcolato in ragione di tale classificazione;
premesso che la prestazione in modalità agile deve essere eseguita esclusivamente in ambienti idonei, ai sensi della normativa vigente in tema di salute e sicurezza e di riservatezza dei dati trattati, il lavoratore agile ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali;
in caso di infortunio appare, altresì, evidente come una chiara individuazione del luogo di svolgimento della prestazione lavorativa, delle modalità concordate per l’esecuzione di tale prestazione e delle attività concrete nella quale si realizza agevoli la riconduzione o meno degli eventi a cause lavorative;
nel caso di infortunio in itinere, il contenuto dell’accordo fra le parti costituisce un elemento essenziale per la valutazione ai fini del riconoscimento dell’evento da parte dell’INAIL.
il datore di lavoro deve sempre presentare la denuncia di infortunio all’INAIL con le tempistiche previste dalla normativa e deve farlo indipendentemente da ogni sua valutazione in ordine al fatto che l’evento sia attribuibile a cause di lavoro. La valutazione sull’indennizzabilità del caso è, infatti sola competenza dell’INAIL, mentre il mancato assolvimento dell’obbligo di denuncia comporta l’irrogazione al datore di lavoro della sanzione amministrativa prevista per tale inottemperanza

Parità di trattamento, pari opportunità, lavoratori fragili e disabili, welfare (artt. 8,9,10,11 protocollo nazionale )

ciascun lavoratore agile ha diritto, rispetto ai lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dei locali aziendali, allo stesso trattamento economico e normativo;
ciascun lavoratore agile ha diritto agli stessi premi di risultato, e alle stesse opportunità rispetto ai percorsi di carriera, di iniziative formative e di ogni altra opportunità di specializzazione e progressione della propria professionalità, nonché alle stesse forme di welfare aziendale e di benefit previste dalla contrattazione collettiva dei lavoratori che non svolgono l’attività in smart working;
le Parti sociali promuovono lo svolgimento del lavoro in modalità agile, garantendo la parità tra i generi, anche per favorire l’effettiva condivisione delle responsabilità genitoriali e accrescere la conciliazione tra i tempi di vita e i tempi di lavoro;
le Parti sociali si impegnano a facilitare l’accesso al lavoro agile per i lavoratori in condizioni di fragilità e di disabilità, anche nella prospettiva di utilizzare tale modalità di lavoro come misura di accomodamento ragionevole.

Protezione dei dati personali e riservatezza (art.12 protocollo nazionale )

il lavoratore in modalità agile è tenuto a trattare i dati personali cui accede per fini professionali in conformità alle istruzioni fornite dal datore di lavoro;
il lavoratore è tenuto, altresì, alla riservatezza sui dati e sulle informazioni aziendali in proprio possesso e/o disponibili sul sistema informativo aziendale;
il datore di lavoro adotta tutte le misure tecnico-organizzative adeguate a garantire la protezione dei dati personali dei lavoratori in modalità agile e dei dati trattati da questi ultimi. Resta ferma la normativa vigente sul trattamento dei dati personali e, in particolare, il Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR);
il datore di lavoro informa il lavoratore agile in merito ai trattamenti dei dati personali che lo riguardano, anche nel rispetto di quanto disposto dall’art. 4 Stat. Lav.
il datore di lavoro fornisce al lavoratore agile le istruzioni e l’indicazione delle misure di sicurezza che lo stesso deve osservare per garantire la protezione, segretezza e riservatezza delle informazioni che egli tratta per fini professionali;
il datore di lavoro/titolare del trattamento deve aggiornare il registro del trattamento dei dati connessi alle attività svolte anche in modalità di lavoro agile;
il datore di lavoro promuove l’adozione di policy aziendali basate sul concetto di security by design, che prevedono la gestione dei data breach e l’implementazione di misure di sicurezza adeguate che comprendono, a titolo meramente esemplificativo, se del caso la crittografia, l’adozione di sistemi di autenticazione e VPN, la definizione di piani di backup e protezione malware;
il datore di lavoro favorisce iniziative di formazione e sensibilizzazione dei lavoratori sia sull’utilizzo, custodia e protezione degli strumenti impiegati per rendere la prestazione, sia sulle cautele comportamentali da adottare nello svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile, compresa la gestione dei data breach; leggi anche Smart Working: la protezione dei dati aziendali.

Come richiedere lo smartworking con procedura semplificata fino al 31 marzo 2022?

Fino al 31/03/2022 rimane ancora possibile instaurare il lavoro da remoto con modalità semplificata, senza cioè stipulare un accordo individuale con ciascun lavoratore interessato. Anche con questa modalità è comunque necessario fornire l’informativa sulla sicurezza predisposta dall’INAIL è procedere con la comunicazione telematica al Ministero.

Attivazione automatica della modalità di lavoro agile

L’autocertificazione, da compilare tramite il sito di clic lavoro, sostituisce fino al 31 marzo 2022 l’accordo individuale previsto dalla L.81 del 2017, deve riportare:

la data di sottoscrizione – corrispondente alla data di inizio del periodo di smart-working
file accordo: un file pdf/a contenente una autodichiarazione dell’azienda nella quale sia presente un riferimento al DPCM citato e le informazioni anagrafiche, tipo il CF del lavoratore in smart working
tutte le altre informazioni previste dalla norma Manuale-Smart-Working.pdf
deve assolvere gli obblighi informativi previsti dalla norma tramite il modello predisposto dal Ministero INFORMATIVA-SICUREZZA-smart-working