Le regole base: cosa prevede la legge
L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (L. 300/1970), aggiornato dal D.Lgs. 151/2015, regola l’uso delle telecamere di sorveglianza sul lavoro. L’installazione è ammessa solo per motivi oggettivi: esigenze organizzative e produttive, sicurezza dei lavoratori o tutela del patrimonio aziendale.
Per procedere occorre stipulare un accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato del Lavoro. È importante ricordare che il silenzio dell’INL non equivale ad assenso: serve sempre un provvedimento espresso.
Come ottenere l’autorizzazione per le telecamere
L’iter autorizzativo è articolato ma chiaro. Il datore di lavoro deve:
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- compilare l’apposito Modello di istanza previsto dall’art. 4 L. 300/1970;
- allegare una relazione tecnica dettagliata, in cui indicare le finalità, le caratteristiche delle telecamere, le modalità di registrazione, la collocazione dei monitor, gli orari di funzionamento e i tempi di conservazione delle immagini (eventualmente superiori a 24/48 ore con giustificazione);
- apporre due marche da bollo da 16 euro, una per l’istanza e una per il rilascio.
La domanda può essere consegnata a mano, spedita per raccomandata o inviata via PEC. Quest’ultima modalità, se correttamente firmata, ha pieno valore legale, agevolando i datori di lavoro che preferiscono una gestione digitale delle pratiche.
Prima assunzione dopo l’installazione
Spesso le aziende installano telecamere prima di assumere personale, per ragioni di sicurezza. In questi casi l’INL (nota 14/04/2023) ha fornito due chiarimenti pratici:
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- nuove aziende: l’autorizzazione va chiesta prima dell’installazione, indicando il numero di futuri dipendenti;
- aziende già operative: l’impianto, se installato in assenza di personale, deve essere disattivato non appena arrivano i lavoratori e potrà essere riattivato solo dopo l’autorizzazione.
È un passaggio cruciale: la presenza dei dipendenti cambia radicalmente la gestione della videosorveglianza, che diventa oggetto di controllo a distanza.
Le imprese multi-sede: chiarimenti INL
La gestione è più complessa per le aziende con diverse unità produttive. Con la nota n. 4757/2024, l’INL ha chiarito che le imprese con più sedi, purché rientranti nello stesso ambito di competenza territoriale, possono richiedere un’unica autorizzazione.
Questo è possibile se le motivazioni che giustificano l’impianto sono le stesse e se viene utilizzato un sistema omogeneo di controllo (stesso software, stessi dispositivi, modalità unificate di trattamento dei dati).
La semplificazione evita pratiche duplicate, riduce i tempi e garantisce una maggiore coerenza, anche rispetto al GDPR. Un approccio che favorisce trasparenza, riduce la burocrazia e rafforza la compliance aziendale.
Informativa ai lavoratori e tutela privacy
Un altro obbligo fondamentale riguarda i dipendenti: il datore di lavoro deve fornire un’informativa chiara e completa sul funzionamento del sistema. Non è richiesto il consenso del lavoratore, come confermato dalla Cassazione (sentenza n. 38882/2018).
L’informativa assolve sia agli obblighi dello Statuto dei lavoratori sia a quelli in materia di privacy. Inoltre, il titolare deve adottare misure organizzative adeguate: individuare eventuali contitolari, nominare i responsabili esterni (come installatori o società di vigilanza), formare gli incaricati al trattamento e redigere la DPIA (Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati).
In sintesi, videosorveglianza significa non solo controlli e sicurezza, ma anche gestione responsabile dei dati personali, con pieno rispetto della normativa europea.
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FAQ
È sempre obbligatoria l’autorizzazione per installare telecamere?
Sì, tranne quando è stato raggiunto un accordo sindacale. In caso contrario, è necessario l’autorizzazione INL (art. 4 L. 300/1970).
Posso presentare la richiesta via PEC?
Sì, la PEC è valida se il documento è firmato correttamente. Ha lo stesso valore della raccomandata tradizionale.
Cosa succede se installo telecamere prima di assumere personale?
L’impianto va disattivato e potrà essere utilizzato solo dopo l’autorizzazione INL (nota 14/04/2023).
Le imprese con più sedi devono presentare più domande?
No, se gli impianti sono omogenei e rientrano nello stesso ambito ispettivo basta un’unica autorizzazione (nota INL 4757/2024).
Serve il consenso dei lavoratori per la videosorveglianza?
No, basta l’informativa scritta. Il consenso del lavoratore non sostituisce l’autorizzazione (Cass. 38882/2018).
