Con l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025, imprese e professionisti dovranno adeguarsi alle nuove regole fiscali sui pagamenti tracciabili. Dal 1° gennaio 2025, infatti, solo le spese aziendali sostenute tramite strumenti tracciabili come bonifici, carte di credito e sistemi elettronici saranno fiscalmente deducibili.
Nuove regole sulla tracciabilità e impatto sulle trasferte forfettarie
Un aspetto cruciale della normativa introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) riguarda l’applicazione dell’obbligo di pagamento tracciabile alle spese di vitto e alloggio sostenute durante le trasferte. Tuttavia, va evidenziato che, secondo quanto chiarito nel corso di Telefisco 2025, questa disposizione si applica esclusivamente ai rimborsi analitici.
Le indennità forfettarie di trasferta, disciplinate dall’articolo 51, comma 5 del TUIR, continuano a beneficiare della loro esenzione fiscale e contributiva, senza necessità di tracciabilità del pagamento. In questo modo, le aziende che adottano il rimborso forfettario per i propri dipendenti possono evitare le nuove restrizioni, semplificando la gestione amministrativa delle trasferte.
Trasferte dei soci di STP e rimborso spese
Per le Società tra Professionisti (STP) costituite in forma di Srl, la disciplina delle indennità di trasferta segue regole specifiche. I soci non titolari di partita IVA, che prestano attività accessorie per la STP e ricevono compensi attraverso cedolino con ritenute IRPEF, possono beneficiare dell’indennità di trasferta forfettaria esente fino a 46,48 euro giornalieri per le trasferte in Italia.
Tuttavia, tale soglia si riduce a 30,99 euro se la STP provvede direttamente al pagamento del vitto o a 15,49 euro se copre anche il pernottamento. Inoltre, per le trasferte effettuate con mezzo proprio, rimane valida l’esenzione fiscale per il rimborso chilometrico, purché calcolato secondo le tabelle ACI. Questi aspetti confermano come la corretta gestione delle spese di trasferta richieda attenzione sia nella scelta della modalità di rimborso che nella documentazione dei pagamenti.
Novità Fiscali: Esenzione dalla Tracciabilità per le Spese di Trasferta all’Estero
Importanti novità sono state introdotte in materia di rimborsi spese per trasferte, in particolare per quanto riguarda gli obblighi di tracciabilità. Il recente Decreto Legge 17 giugno 2025, n. 84, ha modificato la disciplina fiscale stabilendo che l’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili (carte, bonifici, assegni) per ottenere l’esenzione fiscale e la deducibilità si applica d’ora in poi solo alle spese sostenute sul territorio nazionale. Questo significa che le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute all’estero potranno essere rimborsate al dipendente senza generare reddito imponibile e potranno essere dedotte dal reddito d’impresa o di lavoro autonomo, anche se pagate in contanti, nei limiti previsti dal Tuir. La modifica, che incide sugli articoli 51, 54, 95 e 109 del Tuir, ha effetto retroattivo al 1° gennaio 2025, consentendo di sanare eventuali rimborsi per trasferte estere non tracciati nei primi sei mesi dell’anno. Rimane invece inalterato l’obbligo di tracciabilità per le spese sostenute in Italia. Per quanto riguarda le indennità chilometriche, pur essendo considerate rimborsi analitici, si ritiene che il vincolo di tracciabilità non sia applicabile, in attesa di un chiarimento ufficiale.
Le Modifiche Normative
Questa nuova normativa modifica gli articoli 95 e 108 del TUIR per evitare deduzioni indebite e rafforzare la lotta all’evasione fiscale.
Implicazioni Pratiche
Le aziende dovranno:
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- Aggiornare le procedure di gestione dei rimborsi, garantendo l’uso di pagamenti tracciabili.
- Formare i dipendenti sull’importanza della documentazione corretta.
- Conservare fatture e ricevute per dimostrare la tracciabilità
Fonti ufficiali come l’Agenzia delle Entrate forniscono guide operative per la digitalizzazione dei processi fiscali.
Esempio Pratico
Un’azienda sostiene una spesa per la manutenzione dei propri macchinari, pagando €5.000 in contanti. Dal 2025, questa spesa non sarà deducibile fiscalmente perché non effettuata tramite strumenti tracciabili. Al contrario, se il pagamento fosse stato eseguito tramite bonifico bancario, sarebbe stato deducibile, a condizione che la fattura fosse correttamente registrata e conservata.
Eccezioni e Riflessioni
Sarà possibile dedurre spese non tracciabili se tassate come reddito per il dipendente che le ha sostenute, ma con effetti fiscali svantaggiosi per quest’ultimo.
Conclusione
Questa misura, pur aumentando la complessità gestionale, incentiverà la conformità fiscale e ridurrà comportamenti evasivi. Le aziende sono chiamate a prepararsi per evitare sanzioni e ottimizzare la gestione interna.
FAQ
Qual è la novità principale sui pagamenti aziendali dal 2025?
Dal 1° gennaio 2025, solo le spese aziendali tracciabili saranno deducibili fiscalmente.
L’obbligo di tracciabilità vale per tutte le spese di trasferta?
No, si applica solo ai rimborsi analitici; le indennità forfettarie restano esenti e non richiedono tracciabilità.
Le spese di trasferta all’estero devono essere tracciate?
No, le spese sostenute all’estero possono essere rimborsate e dedotte anche se pagate in contanti.
E se ho rimborsato trasferte estere non tracciate a inizio 2025?
La modifica è retroattiva al 1° gennaio 2025, sanando i rimborsi non tracciati e permettendo il recupero di imposte già versate.
Le indennità chilometriche rientrano nell’obbligo di tracciabilità?
Si ritiene di no, pur essendo rimborsi analitici, ma si attende un chiarimento ufficiale.
